INFORMATIVA EX ART. 13 DEL REGOLAMENTO UE 679/2016

Ai sensi del Regolamento UE 2016/679 recante “Regolamento generale sulla protezione dei dati”, Suite Horti Sallustiani Guest House, in qualità di Titolare del trattamento, è tenuta a fornire informazioni in merito all’utilizzo dei dati personali dei suoi clienti.

La presente informativa si riferisce anche ai trattamenti effettuati dai soggetti che svolgono, per conto della Società, i compiti di natura tecnica e organizzativa descritti nel paragrafo 1.

1. Finalità e modalità del trattamento. Natura del conferimento dei dati.

I dati personali in possesso della Società sono forniti direttamente dal soggetto cui i dati personali si riferiscono (“Interessato”). I dati personali possono inoltre essere acquisiti dalla Società nell’esercizio della propria attività o da soggetti terzi (ad es. banche ed altri intermediari finanziari, ecc.). Per identificare e verificare l’identità dell’eventuale titolare effettivo, ai sensi della normativa contro il fenomeno del riciclaggio ed il finanziamento del terrorismo (D. Lgs. 231/07 e regolamenti attuativi), la Società può chiedere all’Interessato informazioni pertinenti ovvero acquisire i dati personali del titolare effettivo direttamente (mediante il ricorso a pubblici registri, elenchi, atti, documenti conoscibili da chiunque) o per il tramite dei soggetti incaricati della distribuzione.

I dati personali sono trattati nell’ambito della normale attività della Società per le seguenti finalità:

a) finalità strettamente connesse e strumentali alla gestione dei rapporti con l’Interessato. Il conferimento dei dati personali necessari a tali finalità non è obbligatorio, ma il rifiuto di fornirli può comportare – in relazione al rapporto tra il dato e il servizio richiesto – l’impossibilità della Società a prestare il servizio stesso. Il loro trattamento non richiede il consenso dell’Interessato;

b) adempimento di obblighi imposti da leggi, da regolamenti o dalla normativa comunitaria (es.: obblighi di adeguata verifica della clientela e del titolare effettivo, comunicazioni di informazioni dell’Interessato in conformità a quanto previsto dalle disposizioni in materia di prevenzione del riciclaggio e di contrasto del finanziamento del terrorismo, o da disposizioni delle Autorità di Vigilanza). Il conferimento dei dati personali necessari a tali finalità è obbligatorio e il relativo trattamento non richiede il consenso dell’Interessato;

c) altre finalità funzionali all’attività della Società quali:

• la rilevazione del grado di soddisfazione della clientela sulla qualità dei servizi resi e sull’attività svolta dalla Società, eseguita, eventualmente anche tramite società specializzate, mediante interviste personali o telefoniche, questionari, ecc.;

• la promozione e la vendita di prodotti e servizi della Società o di società terze, effettuate attraverso lettere, telefono, materiale pubblicitario, sistemi automatizzati di comunicazione, profilazione telematica sotto “qualsiasi forma di trattamento automatizzato di dati personali consistente nell’utilizzo di tali dati personali per valutare determinati aspetti personali relativi a una persona fisica, in particolare per analizzare o prevedere aspetti riguardanti il rendimento professionale, la situazione economica, la salute, le preferenze personali, gli interessi, l’affidabilità, il comportamento, l’ubicazione o gli spostamenti di detta persona fisica;

• l’elaborazione di studi e di ricerche di mercato, effettuate mediante interviste personali o telefoniche, questionari, invio di materiale informativo su prodotti e servizi forniti dalla Società, anche mediante il trattamento di dati personali di profilazione sotto “qualsiasi forma di trattamento automatizzato di dati personali consistente nell’utilizzo di tali dati personali per valutare determinati aspetti personali relativi a una persona fisica, in particolare per analizzare o prevedere aspetti riguardanti il rendimento professionale, la situazione economica, la salute, le preferenze personali, gli interessi, l’affidabilità, il comportamento, l’ubicazione o gli spostamenti di detta persona fisica.

Il conferimento dei dati necessari alle finalità di cui alla precedente lett. c) non è obbligatorio ed il loro trattamento richiede il consenso dell’Interessato.

In relazione alle finalità descritte, il trattamento dei dati personali avviene mediante elaborazioni manuali o strumenti elettronici o comunque automatizzati, secondo logiche strettamente correlate alle finalità stesse e comunque in modo da garantire la riservatezza e la sicurezza dei dati personali.

Per taluni servizi, la Società si avvale di società di propria fiducia che, in qualità di Responsabili del trattamento, svolgono compiti di natura tecnica od organizzativa, quali: la prestazione di servizi di trasmissione, trasporto e smistamento di comunicazioni; la prestazione di servizi informatici relativi alla fornitura, sviluppo e manutenzione di sistemi software e hardware necessari o comunque funzionali allo svolgimento dei servizi prestati dalla società, la rilevazione del grado di soddisfazione o dei bisogni della clientela; l’attività di intermediazione bancaria e finanziaria; l’attività di revisione contabile e certificazioni di bilancio.

2. Categorie di dati oggetto di trattamento.

In relazione alle finalità descritte nel precedente paragrafo 1, la Società e gli altri soggetti che svolgono, per conto o in favore della stessa, i compiti descritti al paragrafo 1 che precede, trattano i dati personali relativi a: denominazione/nominativo, indirizzo e altri elementi di identificazione personale; codice fiscale; estremi identificativi di rapporti bancari (es. IBAN); i dati relativi alla famiglia e a situazioni personali, i dati relativi al grado di istruzione e al lavoro dell’Interessato nonché, per le società, i dati personali del rappresentante legale/procuratore.

Nella prestazione dei servizi e delle attività indicate nella presente informativa, la Società non necessita di trattare dati personali che l’art. 9 del predetto Regolamento definisce come “particolari”, (quali, ad esempio, i dati personali idonei a rivelare lo stato di salute, le opinioni politiche e sindacali, le convinzioni religiose, ecc.).

3. Categorie di soggetti ai quali i dati possono essere comunicati o che possono venirne a conoscenza in qualità di responsabili o incaricati del trattamento.

Per il perseguimento delle finalità descritte al paragrafo 1, la Società ha necessità di comunicare i dati personali degli Interessati a soggetti terzi, appartenenti alle seguenti categorie:

• soggetti che svolgono, per conto della Società, i compiti di natura tecnica od organizzativa indicati nel paragrafo 1, ivi compresa la società di revisione contabile;

• intermediari bancari e finanziari, tra cui la Banca Depositaria, al fine di eseguire le disposizioni impartite e regolare i corrispettivi previsti dai contratti stipulati;

• Autorità e Organi di Vigilanza, Autorità Giudiziaria o di polizia e in generale, soggetti, pubblici o privati, con funzioni di rilievo pubblicistico (quali, ad esempio, Banca d’Italia, Consob, UIF, ecc.);

• società e/o professionisti esterni di cui si avvale la Società nell’ambito di rapporti di assistenza e consulenza;

• società terze per il trattamento finalizzato ad iniziative promozionali, ove l’Interessato abbia manifestato il proprio consenso. I destinatari delle comunicazioni descritte nella presente informativa operano in totale autonomia, in qualità di distinti titolari del trattamento, o, in taluni casi, sono stati designati dalla Società quali responsabili del trattamento. Il loro elenco, costantemente aggiornato, è disponibile presso la Società.

Alcune categorie di persone, in qualità di incaricati del trattamento, possono accedere ai dati personali dei clienti ai fini dell’adempimento delle mansioni loro attribuite. In particolare, la Società ha designato, quali incaricati del trattamento dei dati dei clienti, i dipendenti della Società medesima, ivi compresi gli amministratori di sistema, ai fini dell’adempimento delle mansioni loro attribuite, i prestatori di lavoro temporaneo utilizzati dalla Società, gli stagisti.

Possono inoltre venire a conoscenza dei dati personali, in occasione dell’esecuzione dei compiti loro conferiti, anche i soggetti designati dalla Società quali Responsabili del trattamento. L’identità dei responsabili del trattamento designati dalla Società può essere conosciuta con le modalità indicate nel successivo paragrafo 6.

I dati personali trattati dalla Società e dai soggetti che svolgono per conto della stessa i compiti di natura tecnica e organizzativa descritti nel paragrafo 1, non sono oggetto di diffusione.

Al solo fine di una migliore esecuzione del rapporto contrattuale in essere, i dati personali potranno essere trattati anche da collaboratori/partner stabiliti in territorio comunitario ed extracomunitario individuati quali Responsabili del trattamento dei dati personali e tenuti al rispetto della vigente normativa sulla privacy (i.e. Regolamento UE/2016/679 e provvedimenti attuativi del Garante) in forza alternativamente di (i) una decisione di adeguatezza adottata dal Garante oppure di (ii) uno specifico contratto – redatto in conformità alle clausole contrattuali modello predisposte dal Garante – così come previsto dall’ art. 46, comma 3, lett. a) del Regolamento UE/2016/679 dove è consentito il trasferimento di dati personali verso paesi terzi a fronte della sussistenza di garanzie adeguate per la tutela della riservatezza dei dati dell’Interessato, quali “le clausole contrattuali tra il titolare del trattamento o il responsabile del trattamento e il titolare del trattamento, il responsabile del trattamento o il destinatario dei dati personali nel paese terzo o nell’organizzazione internazionale”.

4. Termini di conservazione dei dati personali.

I dati personali verranno trattati per tutta la durata dei rapporti contrattuali instaurati, e anche successivamente, per l’espletamento di tutti gli adempimenti di legge e comunque per un tempo non superiore a 10 anni dalla cessazione del rapporto contrattuale o oltre nei casi espressamente richiesti dalla legge.

5. Diritti dell’Interessato di cui agli artt. 15 e ss. del Regolamento UE 2016/679.

Si informa che la normativa in materia di protezione dei dati personali conferisce agli Interessati la possibilità di esercitare specifici diritti. In particolare, ciascun Interessato ha:

a. il diritto di accesso, espressamente previsto dall’art. 15 del Regolamento 2016/679, ossia la possibilità di accedere a tutte informazioni di carattere personale che lo riguardano;

b. il diritto di rettifica, espressamente previsto dall’art. 16 del Regolamento 2016/679, ossia la possibilità di ottenere l’aggiornamento di dati personali inesatti che lo riguardano senza giustificato ritardo;

c. il diritto all’oblio, espressamente previsto dall’art. 17 del Regolamento 2016/679, consistente nel diritto alla cancellazione dei dati personali che riguardano il diretto Interessato;

d. il diritto di limitazione di trattamento quando ricorre una delle ipotesi previste dall’art. 18 del Regolamento 2016/679;

e. il diritto alla portabilità dei dati, espressamente previsto dall’art. 20 del Regolamento 2016/679, ossia il diritto ad ottenere in un formato interoperabile i propri dati e/o il diritto a veder trasmessi i propri dati personali a un altro titolare del trattamento senza impedimenti da parte di questa Società;

f. il diritto di revoca del consenso in qualsiasi momento, espressamente previsto dall’art. 7 del Regolamento 2016/679;

g. il diritto di proporre reclamo al Garante in caso di violazione nella trattazione dei dati ai sensi dell’art. 77 del Regolamento 2016/679;

h. il diritto a proporre ricorso giurisdizionale in caso di trattamento illecito dei dati, anche avverso gli atti assunti dal Garante ai sensi dell’art.78 del Regolamento 2016/679;

i. il diritto di opporsi in ogni momento al trattamento per invio di comunicazioni commerciali e di materiale pubblicitario o di vendita diretta, inviando un messaggio di posta elettronica all’indirizzo info@suitehortisallustiani.com richiedendo espressamente la cancellazione dei propri nominativi dall’elenco pubblicitario.

6. Titolare e Responsabili del trattamento.

Titolare del trattamento dei dati personali è Suite Horti Sallustiani, via Quintino Sella, 12 – 4° Piano – Aut. comune di Roma N° QA/2018/15052 del 28/03/2018, Tel +39 3385649977.

Le istanze relative all’esercizio dei diritti riconosciuti dal Regolamento 2016/679 possono essere inoltrate, per iscritto anche mediante messaggio di posta elettronica inviato all’indirizzo info@suitehortisallustiani.com.

Le richieste relative all’identità degli altri Responsabili del trattamento designati da Suite Horti Sallustiani nonché le richieste di cui al precedente paragrafo 5 possono essere formulate anche oralmente. L’elenco completo dei Responsabili nominati dalla Società potrà essere richiesto mediante messaggio di posta elettronica inviato all’indirizzo info@suitehortisallustiani.com.

Responsabile della protezione dei dati personali (DPO) nominato ai sensi dell’art. 38 del Regolamento UE 2016/679 è il titolare della Società.

7. Presentazione dei reclami

In relazione a qualunque tipologia di dato trattato dal Titolare, come descritto nel paragrafo 5, punto g), l’Interessato ha il diritto di presentare un reclamo presso l’Autorità Garante per la protezione dei dati personali attraverso il sito www.garanteprivacy.it. Al fine di venire a conoscenza di variazioni o modifiche nelle policies relative alla Privacy seguite da Suite Horti Sallustiani, è opportuno che l’Interessato consulti costantemente il presente documento.